デイサービスの集客を安定させる方法｜稼働率を左右するケアマネ営業とWeb・見学予約の設計

「定員はあるのに空きが埋まらない」「以前は紹介で回っていたのに、最近は問い合わせが減ってきた」——デイサービスを運営する事業所から、こうした声を聞く機会が増えています。介護保険制度のもとで運営される通所介護は、利用者一人あたりの単価がある程度決まっているため、売上を伸ばす主な手段は「稼働率を上げること」に集約されがちです。だからこそ、集客が経営に直結する業種だと言えるでしょう。

一方で、デイサービスの集客は飲食店や小売のように「広告を出せばすぐお客様が来る」という構造ではありません。利用の入口の多くはケアマネジャーからの紹介であり、そこに家族の希望や本人の相性が重なります。つまり、誰に、何を、どの順番で伝えるかを設計しないと、費用をかけても空きが埋まらないという事態になりかねません。

本記事では、デイサービスの集客を「二重の意思決定にどう働きかけるか」という視点で整理します。ケアマネ営業とWebの役割分担、見学・体験の予約導線、送迎エリアと特色の訴求、口コミと家族の安心材料、採用との両輪、そしてAIによる運用効率化までを、専任のWeb担当者がいない小規模事業所でも実行できる粒度でまとめていきます。介護業界全体の集客の考え方は、ピラー記事である介護事業所の集客ガイドもあわせてご覧ください。

デイサービスの集客は「稼働率」で経営が決まります

集客の話に入る前に、なぜデイサービスで集客がこれほど重要なのかを押さえておく必要があります。前提を取り違えると、力の入れどころを間違えてしまいます。

単価が制度で決まるから、量で経営が動く

通所介護の報酬は介護保険の枠組みで定められており、事業所が自由に単価を上げられる商材ではありません。加算の取得などで多少の変動はありますが、基本的には「何人が、何日来てくれるか」という利用の量が売上を決めます。つまり、稼働率が数パーセント変わるだけで、月々の収支が黒字にも赤字にも振れる構造だと言えます。

固定費の割合が高いことも、この構造に拍車をかけます。家賃、送迎車両、人件費といった費用は、利用者が少ない日でもほとんど変わりません。定員に対して空席が続くほど、一席あたりのコストは重くなります。逆に言えば、あと数名の稼働を積み増すだけで、収支は大きく改善する余地があると考えられます。

「新規」と「継続」の両輪で稼働を守る

稼働率は、新しい利用者を迎えることだけでは守れません。デイサービスは、体調の変化や入院、施設への移行、看取りなどで利用者が少しずつ抜けていく宿命があります。何もしなければ稼働は自然に下がっていくため、抜けた分を上回るペースで新規を入れ続ける必要があります。

同時に、今通ってくださっている方に長く安心して通っていただく「継続」の工夫も欠かせません。継続率が高い事業所ほど、新規獲得のプレッシャーはやわらぎます。集客というと新規ばかりに目が向きがちですが、稼働率という一つの数字は、新規と継続の両輪で支えられていることを忘れないようにしたいところです。

セクションのまとめ：デイサービスは単価が制度で決まるため量（稼働率）で経営が動き、新規と継続の両輪で稼働を守る発想が集客設計の土台になります。

利用先は「本人・家族・ケアマネ」の二重の意思決定で決まります

デイサービスの集客が難しく感じられる最大の理由は、利用を決める人が一人ではないことにあります。ここを理解すると、誰に何を伝えるべきかが見えてきます。

ケアマネジャーが候補を絞り込む

多くのケースでは、利用の起点はケアマネジャーです。ケアマネは利用者の状態や希望をふまえ、地域の中から通えそうな事業所を数か所に絞って家族に提案します。この最初の絞り込みの段階で候補に入らなければ、家族や本人の目に触れることすらありません。ケアマネにとって「思い出してもらえる事業所」であることが、集客の第一関門だと言えます。

家族が費用と安心を天秤にかける

候補が挙がると、次に動くのは家族です。費用を負担し、朝の送り出しを担い、本人が安全に過ごせるかを心配するのは家族であることが多いためです。家族は「ここなら安心して任せられるか」を、雰囲気や写真、口コミ、スタッフの対応から判断します。この段階でWebやパンフレットが果たす役割は小さくありません。

最後は本人の「また来たい」で継続が決まる

そして実際に通うのは本人です。どれだけケアマネと家族が納得しても、本人が「楽しくない」「居心地が悪い」と感じれば、利用は続きません。見学や体験のときの居心地、スタッフとの相性、レクや食事の楽しさが、継続を左右します。集客は契約で終わりではなく、本人が「また来たい」と思える体験までを含めて設計する必要があると考えられます。

セクションのまとめ：利用先はケアマネの絞り込み・家族の安心判断・本人の相性という三者の合意で決まるため、それぞれが気にする点に別々に答える設計が欠かせません。

ケアマネ営業とWebは役割が違います。両方をかみ合わせる

デイサービスの集客では「ケアマネ営業か、Webか」という二択で語られがちですが、この二つは競合ではなく補完の関係です。それぞれの役割を分けて考えると、限られた時間を無駄なく使えます。

ケアマネ営業は「関係づくりと空き情報」を担う

ケアマネへの営業は、単なる売り込みではなく、継続的な関係づくりと情報共有の場です。地域包括支援センターや居宅介護支援事業所への定期的な挨拶、最新の空き状況の共有、利用者の様子のこまめな報告——こうした地道なやり取りの積み重ねが、「あの事業所は連携がとりやすい」という評価につながります。ケアマネが安心して紹介できる相手であることが、候補に入る条件だと言えるでしょう。

営業の質を左右するのは、頻度と誠実さです。空きが出たときだけ連絡するのではなく、利用者一人ひとりの変化を丁寧に伝える事業所は、ケアマネから信頼されやすくなります。訪問が難しいときは、月次の空き状況をまとめたお便りやFAXを届けるだけでも、思い出してもらうきっかけになります。

Webは「事前の下調べと家族の安心」を担う

一方、Webサイトやマップ上の情報は、ケアマネや家族が「この事業所ってどんなところだろう」と下調べをするときに働きます。人が動かなくても24時間、雰囲気や特色、送迎範囲、料金の目安を伝え続けてくれるのがWebの強みです。とくに家族は、契約前に必ずと言っていいほど事業所名で検索します。そのとき情報が乏しければ、それだけで候補から外れることもあります。

ケアマネ営業で候補に入り、Webで家族の不安を減らし、見学で本人が納得する——この一連の流れがかみ合うと、稼働は安定していきます。どちらか一方に偏らず、両方を役割分担として設計することが大切です。地域ごとの競合の状況は、実際にどの事業所がどんな情報を出しているかをWebで一通り確認する「実態調査」の発想で見ておくと、自社が何を強めるべきかが見えてきます。

セクションのまとめ：ケアマネ営業は関係づくりと空き情報の共有を、Webは事前の下調べと家族の安心を担い、両方をかみ合わせることで稼働が安定します。

見学・体験の予約導線を「迷わせない」形に整える

候補に入り、家族が興味を持ったあとに立ちはだかるのが「見学や体験をどう申し込むか」というハードルです。ここでつまずくと、せっかくの関心が行動に変わりません。

見学と体験は別の入口として用意する

見学は「まず様子を見たい」段階、体験は「実際に一日過ごしてみたい」段階と、家族や本人の心理は異なります。この二つを一緒くたにすると、どちらを申し込めばよいか迷わせてしまいます。サイトやパンフレットには「まずは見学から」「気に入ったら体験利用へ」というように、段階を分けた入口を示しておくと、次の一歩を踏み出しやすくなります。

申し込み方法は「電話とフォーム」の両方を

家族の年代や状況はさまざまです。日中に電話しやすい人もいれば、仕事の合間に夜間へフォームから送りたい人もいます。電話番号だけ、あるいはフォームだけに絞ると、片方の層を取りこぼします。ページのわかりやすい位置に電話番号とフォームの両方を置き、「お気軽に」の一言を添えるだけでも、申し込みの心理的なハードルは下がります。

フォームは項目を欲張らないことが肝心です。氏名、連絡先、希望日の候補、簡単な相談内容——この程度に絞ると、離脱が減ります。介護度や既往歴などの詳細は、後日ゆっくり伺えばよい情報です。最初の接点では「まず連絡してもらう」ことを最優先に考えましょう。

予約後のフォローで「行ってみよう」を後押しする

予約が入ったら、当日までのフォローが継続への布石になります。前日に持ち物や送迎時間の連絡を入れる、当日の流れを簡単に伝えておく、といった一手間で、家族と本人の不安が和らぎます。見学・体験は集客の山場であり、ここで丁寧に接した印象が、そのまま契約の判断材料になっていくと考えられます。

セクションのまとめ：見学と体験を別の入口として示し、電話とフォームの両方を用意し、予約後のフォローまで整えることで関心が確実に行動へつながります。

送迎エリアと特色を「選ばれる理由」として伝える

デイサービスは地域密着のサービスです。だからこそ、どこまで送迎できるか、どんな特色があるかを明確に伝えることが、他の事業所との違いを生みます。

送迎範囲は「通える範囲」を具体的に示す

家族やケアマネがまず確認するのは「うちまで送迎に来てくれるか」です。送迎範囲があいまいだと、それだけで候補から外れてしまいます。対応する市区町村や学区、目安のエリアを地図や文章でわかりやすく示しておくと、問い合わせ前の段階でミスマッチを防げます。範囲外でも相談に応じる場合は、その旨も添えておくと親切です。

特色は「誰に向いているか」まで言い切る

リハビリに力を入れている、レクリエーションが豊富、入浴設備が充実している、機能訓練の専門職がいる——特色はさまざまですが、大切なのは「その特色が誰に向いているか」まで踏み込むことです。たとえば「歩行の維持を目指したい方に向いた機能訓練」「一人での入浴が難しくなった方も安心して入れる浴室」というように、対象者の状態と結びつけると、家族やケアマネが「この人に合いそうだ」と判断しやすくなります。

特色の切り口	伝え方の例（誰に向くか）
リハビリ・機能訓練	歩行や立ち座りを維持したい方、退院後に体力を戻したい方に。
レクリエーション	家に閉じこもりがちで、人との交流や楽しみを増やしたい方に。
入浴サービス	自宅での入浴が難しくなった方、家族の介護負担を減らしたい方に。
食事・栄養	食が細くなった方、噛む力に配慮した食事が必要な方に。

特色を並べるときは、すべてを平均的にアピールするより、自社が本当に強い一つか二つに絞って言い切るほうが記憶に残ります。「何でもできます」は、裏を返せば「特に強いものがない」と受け取られかねないためです。地域の中で自社がどの層に選ばれているかを振り返り、その層に向けて特色を磨くと、紹介の質も上がっていくと考えられます。

セクションのまとめ：送迎範囲を具体的に示し、特色は「誰に向くか」まで言い切ることで、家族とケアマネが自社を選ぶ理由が明確になります。

口コミと家族の安心材料が、最後の決め手になります

介護は、失敗したくない選択です。家族は「大切な親を任せて大丈夫か」を何度も確かめます。その不安をやわらげる材料を、あらかじめ用意しておくことが集客を後押しします。

写真とスタッフの顔が、雰囲気を伝える

家族が最も知りたいのは「どんな雰囲気の場所で、どんな人が働いているか」です。活動の様子やフロアの写真、スタッフの顔と一言コメントがあるだけで、安心感は大きく変わります。文章でどれだけ丁寧に説明しても、一枚の写真が伝える空気には及ばないことも少なくありません。もちろん、利用者が写る写真は本人や家族の同意を得たうえで掲載する配慮が欠かせません。

口コミは「無理に集めない」姿勢で

Googleビジネスプロフィールの口コミや、家族からの感謝の声は、第三者の視点として強い説得力を持ちます。ただし、介護は評価を強く依頼しにくい領域でもあります。無理にお願いするのではなく、日々の丁寧な対応を続け、感謝を伝えてくださった家族に「もしよろしければ」と自然にお声がけする程度がよいでしょう。数は多くなくても、具体的なエピソードが書かれた声のほうが、家族の心には届きます。

「困りごとへの答え」を先回りして示す

家族が抱く不安は、ある程度共通しています。持病があっても通えるか、食事や排せつの介助はどこまでしてもらえるか、急な体調変化にどう対応するか——こうした典型的な疑問に、サイトやパンフレットで先回りして答えておくと、問い合わせ前の段階で安心してもらえます。よくある質問をまとめておくことは、家族の不安を減らすと同時に、事業所側の説明の手間を減らすことにもつながります。

セクションのまとめ：写真とスタッフの顔で雰囲気を伝え、口コミは無理なく集め、典型的な不安に先回りして答えることで、家族の「任せて大丈夫」という判断を後押しできます。

集客と採用は両輪です。人が足りないと稼働は伸びません

意外に見落とされがちですが、デイサービスの稼働は人員配置とも直結します。利用者を増やしたくても、スタッフが足りなければ受け入れられません。集客と採用は、切り離せない両輪だと言えます。

人員基準が稼働の上限を決める

通所介護には人員配置の基準があり、必要な職員が確保できなければ定員いっぱいまで受け入れることができません。せっかく問い合わせが増えても、送迎や介助の手が足りずに新規を断ることになれば、稼働率は頭打ちになります。集客を強めるなら、同時に採用の見通しも立てておく必要があります。

「働きやすさ」の発信が集客にも効く

興味深いのは、採用のために発信する「働きやすさ」や「スタッフの雰囲気」が、家族の安心材料としても機能する点です。スタッフが生き生きと働いている事業所は、利用者にとっても居心地がよい場所である可能性が高いと受け取られます。採用向けの情報発信と集客向けの情報発信は、実は多くの部分で重なっているのです。

採用面の具体的な進め方は、介護職の採用ガイドで詳しく整理しています。人手の確保に課題を感じている事業所は、集客と合わせて採用の設計も見直してみるとよいでしょう。

セクションのまとめ：人員が足りなければ稼働は伸びず、採用と集客は両輪です。働きやすさの発信は採用と家族の安心の両方に効きます。

AIを使えば、デイサービスの情報発信は運用の負担を半分にできます

専任のWeb担当者がいない事業所にとって、情報発信を続けること自体が大きな負担です。ここで役立つのが、AIを「半自動化の道具」として使う発想です。完全自動ではなく、人の判断を残しながら手間を減らします。

活用1：活動報告やお便りの下書きを任せる

今日のレクの様子や季節の行事の報告を、箇条書きのメモから文章の下書きに整えるのは、AIが得意とする作業です。「箇条書きのメモを、家族向けのやわらかい文章にしてほしい」と指示すれば、たたき台がすぐにできます。あとはスタッフが事実を確認し、施設らしい言葉に整えるだけで、発信の時間を大きく短縮できます。

活用2：よくある質問の整理と回答文づくり

家族から実際に受けた質問をAIに渡し、「よくある質問と回答の形に整理してほしい」と依頼すると、サイトに載せるQ&Aのたたき台がまとまります。過去の問い合わせを棚卸しするきっかけにもなり、説明の抜け漏れに気づけることもあります。

活用3：ケアマネ向けお便りの定型づくり

月次でケアマネに届ける空き状況のお便りも、AIに基本の型を作ってもらえば、毎月ゼロから書く必要がなくなります。空き人数や今月のトピックだけを差し替える運用にすれば、継続のハードルがぐっと下がります。

AIに任せきりにしないほうがよい領域

一方で、AIにそのまま任せてはいけない領域もあります。

• 利用者一人ひとりの状態や体調に関する具体的な記述（事実確認は必ず人が行う）
• 医療・介護に関する断定的な効果の表現（誇大にならないよう人が判断する）
• 家族への謝罪や重要な連絡など、心情に配慮すべきやり取り
• 利用者の氏名や介護度、既往歴といった個人情報をAIに入力すること（プライバシー配慮）

AIは強力な相棒ですが、最終判断は人間が責任を持つ役割分担が安全です。とくに介護は、事実と配慮が何より大切な領域です。効率化はあくまで手間の削減にとどめ、内容の正しさと温かさは人が守るようにしましょう。

セクションのまとめ：AIは活動報告やQ&A、ケアマネ向けお便りの下書きを半自動化して運用負担を減らせますが、事実確認・個人情報・心情への配慮は人が担うべき領域です。

デイサービスの集客で「やってはいけない」5つのこと

最後に、稼働を伸ばそうとするときにかえって逆効果になりやすい失敗を整理します。多くの事業所が知らずに陥りやすい落とし穴です。

やってはいけない1：ケアマネ営業を「空きが出たときだけ」にする

空席が出てから慌ててケアマネに連絡しても、その時ちょうど紹介できる利用者がいるとは限りません。関係づくりは日常的な積み重ねです。空きの有無にかかわらず、定期的な接点を保っておくことが、いざというときに思い出してもらう条件になります。

やってはいけない2：家族が検索しても情報が見つからない状態を放置する

ケアマネから候補を聞いた家族は、必ず事業所名で検索します。そこに古い情報しかない、あるいは何も出てこないと、それだけで不安になり候補から外れることがあります。基本的な情報と最近の様子が分かる状態を保つことが、最低限の受け皿になります。

やってはいけない3：効果を断定する誇大な表現を使う

「必ず歩けるようになる」「認知症が改善する」といった断定的・誇大な表現は、優良誤認につながるおそれがあり、信頼も損ないます。介護は成果を約束できる領域ではありません。できることとその考え方を、等身大で誠実に伝える姿勢が、結果的に選ばれる理由になります。

やってはいけない4：本人の「また来たい」を軽視する

ケアマネと家族の納得だけで契約に至っても、本人が楽しめなければ利用は続きません。見学・体験での居心地づくりを後回しにすると、せっかくの新規がすぐ抜けてしまい、稼働は安定しません。継続は本人の満足があってこそだと考えましょう。

やってはいけない5：採用を考えずに集客だけ強める

問い合わせを増やしても、受け入れる人手がなければ新規を断ることになります。それはケアマネからの信頼を損なう結果にもなりかねません。集客の強化は、必ず人員の見通しとセットで進めるべきです。

セクションのまとめ：単発の営業・情報の放置・誇大表現・本人軽視・採用不足はいずれも稼働を不安定にする落とし穴であり、土台づくりの継続が遠回りに見えて確実です。

まずは自社の集客導線を無料で診断してみましょう

ここまで読んで「何から手を付ければよいか分からない」と感じた場合は、まず自社の現状を客観的に把握するところから始めるのがおすすめです。ケアマネ営業の頻度、家族が検索したときに見つかるか、見学予約の導線が迷わせない形になっているか——この三点を点検するだけでも、改善の糸口が見えてきます。

webcan.jpでは、Web集客の現状をシンプルに確認できる無料SEO診断を用意しています。費用はかかりません。自社の情報発信が「家族の下調べ」にきちんと応えられているかを確かめる第一歩として、気軽に活用してみてください。地域ごとの介護事業所のWeb実態は、たとえば岡山県の介護事業所の集客状況のように、エリア単位で状況を整理したページも参考になります。

セクションのまとめ：改善はまず現状把握からです。ケアマネ営業・検索での見つかりやすさ・見学予約の導線を点検し、無料診断で客観的に確認してみましょう。

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デイサービスの集客をさらに深めるために、介護業界の集客・採用に関する記事もあわせてご覧ください。

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• Googleビジネスプロフィールの登録と活用ガイド — 家族やケアマネが下調べで見る地図・口コミ対策の基本を押さえられます。

よくある質問

デイサービスの集客について、事業所からよく寄せられる質問をまとめました。

まとめ：デイサービスの集客は「二重の意思決定」への設計で安定します

デイサービスの集客は、稼働率という一つの数字を、複数の関係者への働きかけで支える営みです。本記事の要点を改めて整理すると、以下の通りになります。

• 単価が制度で決まるため、稼働率（量）が経営を左右し、新規と継続の両輪で守る必要がある。
• 利用先は本人・家族・ケアマネジャーの二重の意思決定で決まり、三者それぞれの関心に別々に答える。
• ケアマネ営業は関係づくりと空き情報を、Webは事前の下調べと家族の安心を担い、両方をかみ合わせる。
• 見学と体験を別の入口として示し、電話・フォームの両方と予約後フォローで行動につなげる。
• 送迎範囲を具体的に示し、特色は「誰に向くか」まで言い切って選ばれる理由を明確にする。
• 写真・スタッフの顔・等身大の口コミで、家族の「任せて大丈夫」という判断を後押しする。
• 集客と採用は両輪であり、AIは運用の下書きを半自動化しつつ事実と配慮は人が守る。

大切なのは、目先の空き埋めだけを追わず、関係・情報・体験・人員という土台を継続して整えていくことです。まずは自社の現状を点検し、必要な一歩から着実に進めていきましょう。地域全体の集客の考え方は介護事業所の集客ガイドで、現状の把握は無料SEO診断で、それぞれ次の行動につなげてみてください。