廃業・事業縮小でホームページを閉じるときの手順｜ドメインを放置してはいけない理由

「会社をたたむことにしたが、ホームページはどうすればよいのか」。この疑問は、廃業を決めた社長が意外と後回しにしやすい点です。登記や税務、従業員への説明、取引先への挨拶に追われる中で、ホームページは「そのうち止めればよい」と考えられがちです。

ところが、ホームページは止め方を間違えると、閉業後も問い合わせが届かないまま放置されたり、手放したドメインを第三者に使われたりするおそれがあります。急ぐ必要はありませんが、順番を知っておく価値は十分にあります。

まず全体像：閉じるときに確認する7つの項目

ホームページの後始末は、サーバーを解約すれば終わりではありません。関係する場所が複数あり、それぞれに期限と注意点があります。最初に全体を一覧にしておくと、抜け漏れを防げます。

この7項目のうち、社長ご自身が決めるべきことは「いつ営業を終えるか」「ドメインをどれくらい残すか」「告知ページに何を書くか」の3点に絞れます。残りは担当者や制作会社、専門家に任せて問題ありません。

社長の判断軸：自社でやる／任せる、今やる／後でよい、やってはいけない

細かい操作よりも、誰が何を判断するかが重要です。次の表は、廃業時のホームページ対応を三つの軸で仕分けしたものです。担当者や制作会社に渡すときの基準としてお使いください。

自社でやる／任せるの仕分け

今やる／後でよいの仕分け

やってはいけないこと

• 案内なしでいきなりホームページを非公開にする
• ドメインの更新を止めて、そのまま忘れる
• ログイン情報を確認せずに制作会社との契約を切る
• 会社メールを先に止めて、取引先からの連絡を受けられなくする
• Googleマップの情報を営業中のまま放置する

ドメインを放置してはいけない理由と、保持期間の考え方

後始末の中で最も判断が分かれるのが、ドメインの扱いです。費用がかからなくなるからと、更新せずに手放す方も少なくありません。ただ、ここには見落とされやすい注意点があります。

手放したドメインは第三者が取得できる

ドメインは、更新をやめて一定の猶予期間が過ぎると、誰でも取得できる状態に戻ります。猶予期間の長さは、ドメインの種類や契約している事業者（レジストラ）によって異なります。

もとの会社名に近いドメインを第三者が取得すると、次のような事態が起こるおそれがあります。実際に起きるかどうかは状況によりますが、可能性としては想定しておくと安心です。

• 昔のURLにアクセスした人が、無関係なサイトや広告ページに移動してしまう
• 会社名を名乗る紛らわしいサイトが作られ、取引先や元従業員が戸惑う
• 過去に会社のメールアドレスでやり取りした相手に、関係のない勧誘メールが届く
• 検索結果に古い会社名で別のサイトが表示される

ドメインやメールの基本については、ドメインの更新と管理の基本や会社メールを自社ドメインで持つ理由で詳しく整理しています。閉じる前に、自社のドメインが誰の名義で、どこで管理されているかを確認しておくと、その後の判断が進めやすくなります。

どれくらいの期間、保持するか

保持期間に決まりはありません。社長の事情と、取引関係の長さで判断します。次の表は、考え方の目安です。年数はあくまで一般的な目安であり、法務・税務上の保存義務とは別の話です。

ドメインの更新費用は、種類や事業者によって異なります。.com や .jp といった一般的なものは、事業者の公開料金表を見ると年間数千円程度が多いようです。実際の金額は契約先の料金表でご確認ください。

毎年数千円で「悪用されるリスクを避ける」「取引先の連絡先を残す」ことができると考えると、閉鎖直後から一定期間は保持する選択に、十分な合理性があるといえるでしょう。

「保持」と「手放す」の違いを図で確認

閉鎖までの順番：いつ何をするかのタイムライン

作業の順番を間違えないことが、トラブルを防ぐ一番の近道です。営業終了日を基準に、数か月前から閉鎖後まで、4つの段階に分けて整理します。期間は一例であり、会社の規模や取引の状況に合わせて調整してください。

段階1：数か月前に「現状の棚卸し」をする

最初にやることは、手続きではなく確認です。ホームページに関わる契約とログイン情報が、どこに何があるかを洗い出します。制作会社に任せきりだった場合、ドメインやサーバーの名義が制作会社になっていることもあるため、早めの確認が欠かせません。

• ドメインの契約先、名義、更新期限
• サーバーの契約先、プラン、解約条件、更新日
• 会社メールの種類と、利用している人数
• Googleビジネスプロフィールの管理者アカウント
• SNS、求人サイト、地図サイトなど外部の掲載一覧

制作会社との連絡が取りにくい場合は、制作会社と連絡が取れないときの対処も参考になります。名義の確認は、後の手続きの前提になります。

段階2：1〜2か月前に「周知」を始める

営業終了日が決まったら、取引先とお客様に伝えます。ホームページに告知ページを出すのは、この段階です。サーバーの解約は、まだ先で構いません。

段階3：営業終了日に「外向けの表示」を切り替える

営業終了日には、Googleマップの閉業設定、問い合わせフォームの停止、告知文の最終版への差し替えをまとめて行います。お客様が検索して見つけた情報が、営業中のままにならないようにするためです。

段階4：閉鎖後に「静かに片づける」

営業終了後は、告知ページを数か月残し、メールの転送を続けながら、サーバーの解約とドメインの保持期間の見直しを進めます。急いで全部を消さないことが、後からの問い合わせに対応できる余裕になります。

サーバーの解約：告知ページを出し終えてから

サーバーは、ホームページのデータを置いている場所です。ここを解約すると、ホームページもその時点で見られなくなります。最初に解約すると、お知らせを出す場所がなくなるため、順番としては最後の方になります。

解約前に確認する4つの点

• 契約の期間と、途中解約の条件（違約金や、残りの期間分の請求の有無）
• 更新日の何日前までに解約を申し出る必要があるか
• バックアップ（データの控え）が必要かどうか
• 制作会社経由で契約している場合、解約の窓口がどこか

サーバーの費用は、プランや事業者によって月額数百円から数千円程度までと幅があります。月額契約なら、告知ページを出す期間だけ契約を続けても負担は大きくありません。維持費の内訳はホームページの維持費の考え方で整理しています。

契約内容の見方に不安がある場合は、サーバー契約の確認ポイントをあらかじめ読んでおくと、担当者への依頼が具体的になります。

データの控えは残しておく

営業を終えても、過去の写真、料金表、お客様への案内文などが後で必要になる場面はあります。たとえば、取引先からの問い合わせ、税務や契約に関する確認などです。ホームページの内容を、サーバー解約前にパソコンや外部の保管場所へ控えておくと安心です。

ただし、お客様の個人情報（問い合わせの履歴など）を含むデータは、保管するか廃棄するかの扱いに注意が必要です。判断に迷う場合は、顧問の専門家に確認してください。

会社メールの停止時期と、取引先への周知

会社のメールアドレスは、取引先との連絡窓口です。ホームページの閉鎖と同時に止めてしまうと、取引先からの連絡が届かなくなります。メールは、ホームページよりも長く残す方が一般的です。

メールを止める前にやること

1. 取引先・仕入先・金融機関などへ、営業終了日と、以後の連絡先を書面またはメールで伝える
2. メールの署名に「○月○日をもって営業を終了いたします」と記載する
3. 営業終了後は、自動返信で「営業を終了した旨」と最終の連絡先を伝える
4. 一定期間、社長個人の連絡先や顧問の窓口へ転送する
5. 必要なやり取りの保存を済ませてから、アカウントを停止する

社員の方が使っていたメールアドレスは、退職日に合わせて整理します。一方、代表アドレスや問い合わせ用アドレスは、取引先が覚えているため、営業終了後も数か月は受信できる状態を保つと安心です。

Googleビジネスプロフィール（Googleマップ）の閉業設定

お客様が会社名で検索すると、地図に営業時間や電話番号が表示されることがあります。これがGoogleビジネスプロフィールです。営業を終えたのに表示が営業中のままだと、来店したお客様が困ってしまいます。

やることは「閉業」の設定

管理画面で、お店や事務所の情報を「閉業」の状態に設定できます。「一時休業」という設定もありますが、完全に営業を終える場合は、閉業を選ぶのが誤解を防ぐ方法です。画面の表示名は変更されることがあるため、実際の操作は担当者が管理画面を見ながら進めてください。

• 管理者のアカウントを確認する（制作会社や過去の担当者のアカウントになっていることがあります）
• 営業終了日に合わせて閉業を設定する
• 電話番号やホームページのURLの表示を確認する
• 口コミへの返信が必要な場合は、営業終了前に済ませる

管理者のアカウントがわからない場合は、Googleマップの情報を修正する方法に流れが整理されています。管理者がわからないまま放置すると、第三者が情報の修正を提案できる状態が続くため、早めに確認しておく方が安全です。

SNS・ポータルサイト・各種掲載の整理

ホームページ以外にも、会社の情報が載っている場所は意外と多くあります。見落としやすいのは、過去に登録して忘れていたサイトです。

SNSは、アカウントを削除するよりも「営業終了のお知らせ」を最後の投稿にして固定表示する方が、見た人にとって親切です。削除すると、問い合わせた人が情報を得られなくなります。

問い合わせフォームの停止と、閉鎖告知ページの残し方

営業終了後に、問い合わせフォームから連絡が届いても、返信する人がいなければお客様を困らせてしまいます。フォームは営業終了日に止め、代わりに案内を出します。

告知ページに書く内容

• 営業を終了する日付（「令和○年○月○日をもって」のように明記）
• これまでのお礼の言葉
• 営業終了後の連絡先（社長個人の連絡先や、承継先の窓口など）
• アフターサービスや保証に関する案内（ある場合）
• 個人情報の取り扱いについての案内（廃棄の予定など）

文章は短く、落ち着いた表現にします。理由の詳細まで書く必要はありません。「一身上の都合により」「諸般の事情により」といった書き方でも失礼にはなりません。

告知ページはどれくらい残すか

告知ページを残す期間は、数か月から1年程度が一般的な目安といえるでしょう。取引先が多い場合や、年に一度の取引がある場合は、1年以上残す選択もあります。サーバー代とドメイン代が、その間の費用になります。

トップページを告知ページに差し替え、他のページを非公開にする方法が、シンプルで確実です。詳しい作業は、制作会社や担当者に依頼してください。

担当者に渡すチェックリスト

ここからは、社長ではなく担当者や制作会社に渡していただく章です。社長は印刷して「この順番で進めてください」と渡すだけで構いません。

担当者向け：詳細チェック表

やってはいけない5つのこと（NOT TO DO）

最後に、ここまでの内容を「やらないこと」の形でまとめます。判断に迷ったときの目印になります。

1. 案内なしでホームページを非公開にする。お客様や取引先が、状況を知る手段を失います。
2. ドメインの更新を止めて、そのまま放置する。第三者に取得されるおそれがあります。
3. メールを先に止める。取引先からの連絡が届かず、行き違いが起きます。
4. Googleマップを営業中のまま残す。来店したお客様に迷惑がかかります。
5. 名義やログイン情報を確認せずに契約を切る。後から手続きができなくなることがあります。

架空の事例：小さな設計事務所が閉じるまでの半年

次の事例は、読み進めやすいように作った架空の例です。実在の会社や人物とは関係ありません。

従業員8名の設計事務所を営むA社長（68歳）は、後継者がおらず、1年後に営業を終えると決めました。ホームページは10年前に制作会社へ依頼したもので、ドメインとサーバーの名義がどうなっているか、社長自身は把握していませんでした。

最初の月に、担当者が契約の洗い出しを行い、ドメインの名義が制作会社になっていたことが分かりました。名義の変更を依頼し、更新の連絡先も社長のメールに変えました。ここで手続きが進んだことが、その後の安心につながったそうです。

営業終了の2か月前に、取引先約60社へ書面で案内を出し、ホームページには告知ページを公開しました。営業終了日に、Googleマップを閉業に設定し、問い合わせフォームを停止しました。

営業終了後も、ドメインは2年間保持し、メールは半年間、社長個人の連絡先に転送する計画を立てました。サーバーは告知ページを半年残した後に解約する予定です。社長は「先に順番を知っていたので、慌てずに済みました」と話す、という想定です。

この例からいえることは、名義の確認が最初の一歩になること、そして社長が決めることは少数で、実作業は任せられるということです。

事業承継という選択肢と、この記事の役割

「閉じる」と決める前に、引き継ぐ可能性を一度検討する価値はあります。ホームページや顧客とのつながりは、他の人にとっては価値のある資産になることがあるためです。

引き継ぐ側の視点については、事業承継でホームページを引き継ぐときの考え方で扱っています。この記事は、その反対の「閉じる側」の記事です。引き継ぎの話が少しでもある場合は、ドメインを手放さずに、承継の話が決まるまで保持してください。

費用と手間の目安

閉鎖にかかる費用と手間は、会社の状況によって差が出ます。次の表は、一般的な範囲の目安であり、実際の金額は契約先の料金表や見積もりでご確認ください。

多くの場合、閉鎖作業そのものより、情報の洗い出しと取引先への連絡に時間がかかります。担当者の工数は、全体で数日から1〜2週間程度を見込んでおくと、余裕をもって進められるでしょう。

よくある質問

まとめ：順番を決めれば、閉じるのは難しくありません

廃業や事業縮小でホームページを閉じるときは、棚卸し、周知、表示の切り替え、静かに片づける、の順番で進めます。社長が決めるのは、営業終了日、ドメインの保持期間、告知文の方針の3点です。

ドメインは放置せず、悪用を避けるために一定期間は保持すること。メールはホームページより長く残すこと。地図の表示は営業終了日に閉業へ切り替えること。この3つを押さえるだけで、大きな行き違いは避けられます。

不安がある場合は、現状の契約や名義を確認するだけでも、次の一手が見えてきます。無料診断（無料診断はこちら）で、いまのホームページの状況を確認することもできます。

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