会社のGoogleアカウントを社員個人で作っていませんか｜持ち主を会社にする手順

Googleビジネスプロフィール（Googleマップに出てくる会社情報の管理画面）、GA4（ホームページへの訪問を数える仕組み）、サーチコンソール（Google検索での見え方を確認する無料ツール）、YouTubeチャンネル。これらは、気づくと「担当者が自分のGmailで作ったもの」になっていることがよくあります。

創業期や、Web担当者が一人だけだった時期には、自然な流れです。当時は最善の判断だったと言えます。ただ、会社が大きくなり、担当者の異動や退職が現実的になってくると、持ち主が個人のままでは困る場面が出てきます。

この記事では、従業員10〜100名ほどの会社の社長を想定して、点検の方法と、持ち主を会社に移す順番をまとめます。専門用語はかっこで補います。操作の細かな画面は、Googleの仕様変更で変わることがあるため、考え方と順番を中心にお伝えします。

なぜ「個人のGmail」が問題になるのか：起きやすいこと

個人のGmailで作ったこと自体が悪いわけではありません。問題は、その人しか入れない状態が続くことです。まず、どんな場面で困りやすいのかを整理します。

困りやすい場面は大きく4つ

どの場面も、「持ち主が個人」であることが共通の原因です。逆に言えば、持ち主を会社にしておけば、人が入れ替わっても運用は止まりにくくなります。

架空のケースで考えてみます

たとえば、従業員40名ほどの架空の設備工事会社があるとします。Web担当は、5年前に入社した事務職の方でした。ホームページの訪問数を見るため、その方が自分のGmailでGA4とサーチコンソールを作りました。Googleマップの会社情報も、同じGmailで管理していました。

担当者が育児休業に入ることになり、引き継ぎの時期を迎えました。そこで初めて、社長は「会社のものが個人のGmailにある」ことに気づきます。幸い本人の協力が得られ、権限を会社のアカウントへ追加できました。ただ、確認だけで数週間かかった、という流れです。（この事例は説明のための架空の話です。）

この例のように、協力が得られれば解決できることがほとんどです。それでも、本人が連絡の取りにくい状況だと、手間は大きく変わります。事前に整えておく価値はここにあります。

まず点検：会社の資産はどこに隠れているか

持ち主を移す前に、そもそも何がどのアカウントにあるのかを洗い出します。社長が一人で調べる必要はありません。担当者に「一覧にしてください」と頼むだけで足ります。

点検の対象になりやすいサービス一覧

上の表のうち、Google以外のドメインとサーバーは、担当者のGmailを連絡先にしていることがよくあります。更新のお知らせが個人宛てに届いていないか、あわせて確認すると安心です。

点検のやり方：三つの質問だけで足ります

担当者に聞くことは、次の三つで十分です。専門的な操作は求めません。

1. 会社のホームページや地図、動画に関わるログインは、どのメールアドレスで行っていますか。
2. そのメールアドレスは、会社のものですか、ご自身のものですか。
3. ほかに、ご自身のアカウントで作ったものはありませんか。

答えを表にしてもらえば、台帳（管理表）の原型になります。項目は「サービス名」「ログインに使うメール」「持ち主」「管理者に入っている人」「最後に確認した日」の5つあれば足ります。

なお、ほかの記事でも触れていますが、前任者が登録していて確認できない場合は、取り戻しの手順が別にあります。関連する状況は、Googleビジネスプロフィールのオーナー確認ができないときで整理しています。

【社長が決めること】受け皿となる会社のアカウントをどうするか

ここからは、社長の判断が必要な章です。難しい操作は出てきません。決めることは、主に三つです。

決めること1：会社のアカウントの「型」を選ぶ

持ち主を移す先として、会社側のアカウントが必要です。代表的な選び方は三つあります。

結論としては、社員が10名を超え、Webの資産が複数あるなら、Google Workspaceのような「会社が管理者になれる形」が中長期では扱いやすいと言えます。ただし、費用は人数と時期で変わります。決める前に、公式ページで最新の料金を確認してください。

会社のメールを独自ドメインにする話は、会社のメールをGmailから独自ドメインに変える手順と費用で詳しく整理しています。メール移行とあわせて検討すると、手間が一度で済む場合があります。

決めること2：誰を「持ち主」にするか

持ち主は、辞めにくい立場の人、または役職で引き継げる形にするのが基本です。選び方の目安を表にします。

実作業を行う担当者は「管理者」として追加すれば足ります。持ち主は会社、担当者は管理者、という役割分担にしておくと、人が替わっても持ち主は動きません。

決めること3：いつまでに、誰に任せるか

期限と担当者を決めます。目安は次の通りです。幅のある数字ですが、会社の規模や資産の数で変わります。

上の時間や金額は、一般的な目安です。確定した数字ではありません。実際の見積りは、アカウントの数や状態によって変わります。

持ち主を会社に移す順番：止めずに進める5段階

順番を守ることが、いちばん大切です。持ち主を先に変えてしまうと、権限が外れて作業が止まることがあるためです。

移す優先順位の考え方

すべてを一度に移す必要はありません。会社への影響が大きいものから順に進めます。

ドメインの持ち主の確認方法は、自社ドメインの所有者は誰？制作会社名義になっていないか社長が確認する方法が参考になります。Googleのアカウントと並行して見ておくと、抜けが減ります。

各段階で何をするか

5段階の中身を、社長が理解しておくべき範囲でまとめます。

• 1. 洗い出す：担当者に三つの質問をし、台帳に書き出します。
• 2. 受け皿を決める：前の章で決めた「型」と「持ち主」を用意します。
• 3. 権限を足す：各サービスで、会社側のアカウントを管理者として追加します。担当者の権限はまだ残します。
• 4. 持ち主を移す：会社側で入れることを確認してから、持ち主の権限を会社側へ移します。
• 5. ルール化する：台帳を更新し、年1回の点検を決めます。

サービスによって、「オーナー」「プライマリオーナー」「管理者」といった呼び名や、権限を移す方法は異なります。たとえば、GBPやサーチコンソールでは、複数の人に権限を与えられ、持ち主の役割を別の人に渡せる仕組みがあります。ただし、画面の名前や手順はGoogleの更新で変わることがあるため、作業時は必ず公式のヘルプで最新の手順を確認してください。

【担当者に渡すチェックリスト】移管の実作業

ここからは、社長が担当者に渡す章です。画面の細かな名前はGoogleの更新で変わるため、確認の観点を中心にまとめています。社長はこの章を印刷して渡すだけで足ります。

担当者向け：事前準備のチェックリスト

• □ 会社側の受け皿アカウント（持ち主になるアカウント）を用意した
• □ 受け皿アカウントのパスワードと二段階認証の保管場所を、社長と決めた
• □ 受け皿アカウントの連絡用メールが、個人ではなく会社のものになっている
• □ 洗い出した一覧（サービス名・ログイン用メール・持ち主）を台帳にした
• □ 作業中はサービスを止めない日程（営業時間外など）を決めた

担当者向け：サービスごとの確認ポイント

サーチコンソールなどの基本は、サーチコンソールの使い方に整理されています。所有者の追加の前に、一度目を通しておくとスムーズです。

担当者向け：移管後の確認チェックリスト

• □ 会社側のアカウントだけで、各サービスにログインできた
• □ 担当者の個人Gmailを使わない状態で、一通りの作業ができた
• □ 担当者の権限を「管理者」または「編集者」に下げた（外す場合は、会社側が持ち主であることを再確認してから）
• □ 台帳に、持ち主と管理者と確認日を記録した
• □ 次回の点検日（年1回）をカレンダーに入れた

もし途中で入れなくなった場合は、焦って何度もパスワードを試さないでください。Googleのヘルプにあるアカウント回復の手順を使い、それでも難しければ、専門家に相談するのが近道です。管理画面に入れなくなる状況は、ホームページの管理画面にログインできないでも対処の考え方を整理しています。

退職・異動のときに慌てない運用ルール

一度整えても、人が替わるたびに崩れてしまっては意味がありません。小さなルールを決めておくと、維持が楽になります。

ルールは4つあれば足ります

台帳は、スプレッドシートで十分です。ただし、台帳自体にパスワードを書くのは避けてください。パスワードは別に保管し、台帳には「保管場所」だけを書きます。

担当者が辞めるときの全般的な確認は、Web担当者が辞めたときに社長がやることに確認リストがあります。Googleアカウント以外の抜けを防ぐのに役立ちます。

AIを使うと、台帳づくりが楽になります

AIは「半自動化の道具」として、洗い出しの整理に向いています。たとえば、担当者がメモに書き出したサービス名とメールアドレスの一覧を、AIに表へ整えてもらう使い方です。

• 担当者の箇条書きメモを、台帳の列（サービス名・ログイン用メール・持ち主）に整形してもらう
• 「点検の抜けがないか」を確認する質問リストを作ってもらう
• 社内向けの依頼文（担当者への案内メール）の下書きを作ってもらう

ただし、パスワードや二段階認証のコードをAIに入力するのは避けてください。最終的な確認と判断は、人が行います。AIが出した内容は、必ず担当者が実際の画面と照らして確かめてください。

やってはいけない5つのこと

持ち主を移す作業は、順番を誤ると逆に不便になります。落ち着いて、次の5点を避けてください。

1. 権限を足す前に、担当者の権限を外すこと。入れる人がいなくなるおそれがあります。
2. パスワードをメールやチャットで共有すること。漏れたときの影響が大きく、共有は別の方法で行います。
3. 担当者を責めること。当時の最善の判断だった場合がほとんどで、協力を得にくくなります。
4. アカウントを作り直して、古いものを放置すること。過去のデータや口コミが引き継がれなくなる場合があります。
5. 台帳を作らずに終えること。数年後に同じ状態に戻りやすくなります。

また、公式でない第三者の業者や、「アカウントを取り戻します」とうたう連絡には注意が必要です。依頼するときは、実績と費用の内訳を確認し、パスワードを渡さずに済む方法がないかを先に確かめてください。

よくある質問（FAQ）

まとめ：持ち主を会社にすると、運用が人に依存しなくなります

個人のGmailにぶら下がっているGoogleのサービスは、洗い出し、受け皿の決定、権限の追加、持ち主の移管、ルール化の順に進めれば、止めずに会社のものにできます。

完璧を目指す必要はありません。まず、GBPとドメインの2つから始めるだけでも、会社の安心感は大きく変わります。

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