ホームページを社内の誰に任せるか｜兼任担当者の選び方と社長の関わり方

ホームページの担当を誰にするかは、多くの会社で「何となく詳しそうな人」に決まってしまいます。その結果、半年後に更新が止まり、担当者も疲れてしまう例が見られます。

原因の多くは、本人の能力ではなく、決め方にあります。仕事の中身、必要な時間、社長が持つ範囲を決めないまま任せると、誰がやっても続きにくくなります。

本記事では、担当を決める前に社長が考えておくことを順に説明します。担当が決まったあとの本人向けの動き方は担当者の最初の30日、担当者が辞めるときの備えは担当者が辞めた場合の対応で扱っています。ここでは、あくまで「決める前」の話に絞ります。

結論：担当は「兼任の窓口役」を社内に置き、足りない力を外部で補う

最初に、本記事の答えを4つにまとめます。細かい理由は後の章で順に説明します。

1. 担当者は「一番詳しい人」ではなく、「続けられる人」「社内に声をかけやすい人」から選びます。
2. 社長は、目的・お金の上限・公開前の最終承認の3つを手元に残します。
3. 兼任の時間は、決める前に1か月測ります。感覚で決めると、ほぼ確実にずれます。
4. 月に10時間を超える、または適任者がいない場合は、外部の力を厚くします。

上の図の通り、順番は「仕事を書き出す、時間を測る、人を選ぶ、範囲を決める」です。人選を最初にすると、仕事の量に合わない人を選んでしまう傾向があります。

任せる前に、社長が決めておく3つのこと

担当者に声をかける前に、社長の側で決めておくことがあります。ここが曖昧だと、担当者は何を基準に動けばよいか分からなくなります。

1. ホームページに何をさせたいのか

「会社の顔として置いておく」のか、「新しい取引先からの問い合わせを増やす」のか、「採用の応募を増やす」のかで、必要な作業量は大きく変わります。目的は1つか2つに絞ってください。

目的を言葉にしておくと、担当者が迷ったときの判断が速くなります。たとえば「新規の問い合わせが目的だから、事例の更新を優先する」という具合です。更新の頻度の考え方は、ホームページの更新頻度でも整理しています。

2. 使えるお金と時間の上限

担当者の時間も会社のお金です。兼任であっても、その人が他の仕事から離れる時間には人件費がかかっています。

費用の考え方は、外部に払う費用と、社内の時間の費用の2つに分けると整理しやすくなります。社内の時間は、本人の月給を働く時間で割った1時間あたりの金額に、作業時間をかけて、自社で概算できます。

3. どこまで任せ、どこから報告を受けるのか

「ちょっとした文章の直しは任せる、料金や会社の方針に関わることは社長に確認する」といった線を、先に引いておきます。線がないと、担当者は何でも社長に確認するか、逆に何も確認せずに公開するかのどちらかに偏ります。

線引きの具体例は、後の「任せてよい範囲と社長が持つ範囲」の章で表にします。

ホームページの担当に向く人の条件

次に、どんな人が向くかを整理します。ホームページの担当には、専門知識よりも、続ける力と社内への働きかけの力が求められます。

向く人の5つの条件

5つすべてを満たす人は、まれです。3つ以上当てはまり、残りは外部や研修で補えるなら、十分に担当を務められます。

決め手にしなくてよい条件

次の条件は、あまり決め手になりません。むしろ、これだけで選ぶと失敗する傾向があります。

• 年齢が若い（デジタルに強いという思い込みは、仕事の向き不向きとは別です）
• パソコンに詳しい（詳しくても、文章を書くのが嫌いなら続きません）
• 手が空いている（空いて見える人は、他の見えない仕事をしている場合があります）
• 過去にホームページを作った経験がある（作ることと、続けることは別の力です）

避けたほうがよい人選

次のような決め方は、避けたほうが無難です。

• 社内で一番忙しい人。更新の優先順位が、最後に回ります。
• 退職が近いと思われる人。引き継ぎの負担が、すぐに戻ってきます。
• 「若いから」だけの理由で決めた人。本人の納得がないと、続きません。
• 担当を2人、3人に分けすぎた体制。誰も責任を持たない状態になりがちです。

兼任の時間配分：まず1か月、実際の時間を測る

兼任で最も多い失敗は、時間の見込み違いです。「少しの作業だから」と始めて、日々の業務の合間に押しつぶされてしまいます。

ここでは、時間の配分の考え方を示します。数字はあくまで例であり、自社の実績で置き換えてください。

時間の測り方（担当者に渡す手順）

次の手順は、担当者に渡して実行してもらうためのチェックリストです。社長が細かい操作を覚える必要はありません。

1. 最初の1か月、ホームページに関わった作業を、作業名と時間で簡単なメモに残す。
2. 作業名は「更新」「問い合わせ確認」「写真の用意」「外部への連絡」「数字の確認」の5つ程度に分ける。
3. 1か月後、作業名ごとに合計時間を出して、社長に15分で報告する。
4. 月の合計が、本人の業務時間の1割に収まるかを、本人と社長で確認する。

これは、自社の実績を測る方法です。公的な調査や他社の平均値を当てはめるより、自社の実態に合った見込みが出ます。

時間が足りないときの3つの対処

3つのうち、最も避けたいのは「何も減らさず、気合いで続けてもらう」ことです。短期間は持ちこたえても、長くは続きません。

任せてよい範囲と、社長が持つ範囲

担当者に任せきりにすると、方針がぶれます。かといって、細かく口を出すと担当者が萎縮します。線引きを表にすると、両方を避けやすくなります。

線引きの具体例

この表は、そのまま叩き台として使えます。会社の実情に合わせて、行を足したり、内容を直したりしてください。

社長の関わり方：月1回15分の面談

社長の関わりは、週に何度も確認するより、月1回の短い面談のほうが続きます。次の3つだけ聞けば十分です。

• 今月、一番時間がかかった作業は何か
• 困っていることや、止まっていることはないか
• 次の月、優先したいことは何か

この面談では、数字の良し悪しを責めないことが大切です。責められる場だと、担当者は悪い数字を報告しなくなります。

外部に任せる場合との比較：運用代行と月額の運用担当サービス

兼任だけで足りない場合、外部の力を借りる選択肢があります。ここでは、社内兼任・運用代行・月額の運用担当サービスの3つを比べます。

外部と一口に言っても、何をどこまで頼むかで中身が違います。名称も会社ごとに異なるため、見積もりを取る際は、作業内容の一覧を必ず確認してください。

具体的な金額は、会社ごと、依頼内容ごとに大きく異なるため、本記事では示しません。複数社から同じ条件で見積もりを取り、作業内容と金額を並べて比べることをおすすめします。

運用代行の考え方はホームページ運用代行の選び方、Web担当者の役割を外に出す考え方はWeb担当者の代行で詳しく扱っています。社内で行うか外に出すかの全体の考え方は内製と外注の判断も参考になります。

併用という選択肢

「社内か外部か」の二択ではなく、併用する会社も多く見られます。たとえば、日々のお知らせの更新は社内の兼任担当者が行い、安全面の点検や大きな修正だけを外部に頼む形です。

併用のよい点は、社内に最低限の力が残ること、外部への依頼が少なく済むことの2つです。担当者が退職しても、外部との関係が続いていれば、運用が止まりにくくなります。

外部を選ぶときに確認する5つのこと

1. 依頼できる作業の一覧と、含まれない作業が書面で示されているか。
2. 担当者が変わったときの引き継ぎの方法が決まっているか。
3. ホームページのデータやログインの情報が、会社の手元にも残る形か。
4. 報告の頻度と内容（数字だけか、改善の提案もあるか）が分かるか。
5. 契約の期間と、やめるときの手続きが明確か。

担当を決めたあとの進め方：声のかけ方と最初の1か月

人選が決まったら、次は伝え方です。ここで丁寧に伝えるかどうかで、担当者の気持ちが大きく変わります。

担当者への声のかけ方

「ホームページをお願いしたい」とだけ伝えると、本人は「何をどれだけやるのか」が分からず、不安になります。次の4点を、伝える順に整えておくと伝わりやすくなります。

1. なぜあなたにお願いしたいのか（選んだ理由を、具体的に）。
2. 何を目的にしているのか（社長が決めた目的）。
3. どれくらいの時間を見込んでいるのか（まず1か月、一緒に測る）。
4. 困ったときは、誰に、どうやって相談すればよいのか。

最後の項目が、特に大切です。相談先が決まっていないと、担当者は一人で抱え込み、ある日突然「辞めたい」と言い出すことがあります。

担当者の評価と手当

兼任の仕事は、評価が曖昧になりやすい傾向があります。ホームページの作業が、本人の人事評価に反映されるのかを、事前に決めておいてください。

手当を出す、他の業務を減らす、研修の機会を与えるなど、形は問いません。「見えない追加の仕事」にしないことが、続けてもらうための前提条件です。

最初の1か月は、成果を求めない

最初の1か月は、成果ではなく、仕事の型づくりの期間と位置づけます。時間の測定、作業の洗い出し、外部との連絡方法の確認を行えば、十分に合格です。

具体的な担当者の動き方は、担当者本人に最初の30日の記事を渡して読んでもらうと伝わります。社長自身が操作を覚える必要はありません。

社内に任せる会社の考え方：2つの架空の例

ここでは、考え方をつかむための架空の例を2つ示します。実在の会社や人物ではありません。

例1：従業員30名ほどの製造業（架空）

社長は、取引先の紹介でホームページを作りましたが、更新は2年止まったままでした。そこで総務の担当者に任せようとしましたが、本人は「何をすればよいか分からない」と戸惑っていました。

社長はまず、目的を「新しい取引先に、設備と実績を知ってもらうこと」と1行に絞りました。次に、担当者と一緒に1か月、作業時間を測りました。結果、実際にかかった時間は、想定の半分ほどでした。

この会社は、お知らせと事例の更新を総務が行い、安全面の点検だけを外部に頼む形に決めました。社長は月1回15分の面談だけを持ち、担当者の負担は軽くなったそうです。

例2：従業員15名ほどの工事会社（架空）

この会社では、現場が忙しく、事務の担当者も他の業務で手一杯でした。社長は担当者を決められず、半年間ホームページが放置されていました。

社長は、無理に社内で決めることをやめ、月額の運用担当サービスを使うことにしました。その間に、事務の担当者を窓口役として育てる方針に切り替えました。

1年後、窓口役の担当者が日々の更新に慣れてきたため、外部との契約を最低限に減らしました。外部の力を借りつつ、社内の力を育てる進め方の例です。

担当を決めるときにやってはいけない5つ

ここまでの内容を裏返して、やってはいけないことを5つに整理します。担当を決める場面で、確認の一覧として使えます。

1. 目的を決めないまま、担当者を決める。
2. 時間を測らないまま、「少しの作業だから」と任せる。
3. 一番忙しい人、または退職が近そうな人に任せる。
4. ログインの情報や契約の名義を、担当者個人や外部の名義にする。
5. 公開前の確認を、社長が何日も止めてしまう。

とくに4つ目は、見落としやすい点です。担当者個人のメールアドレスで契約していると、退職した途端に、ホームページの管理に入れなくなる場合があります。契約やログインの名義は、会社の共用のメールアドレスにしておきます。

退職時に備える具体的な準備は、担当者が辞めたときの対応で説明しています。決める前の段階から、少しだけ頭に入れておくと安心です。

AIの活用：兼任担当者の負担を減らす使い方

最近は、文章の下書きや整理に、生成AI（文章を自動で作るサービス）を使う会社も増えています。兼任の担当者にとって、負担を減らす道具になります。

ただし、AIに全部を任せるのではなく、人が判断を残す使い方が現実的です。ここでは、安全に使える範囲を示します。

AIに任せてよいこと

• お知らせ文の下書き（事実は担当者が入力し、AIが文章を整える）
• 長い文章の要約や、読みやすい言い回しへの直し
• 月1回の報告のための、数字の簡単な整理
• 問い合わせの返信文の、たたき台づくり

AIに任せてはいけないこと

• 料金や実績など、事実の確認が必要な内容の自動掲載
• 顧客の名前や個人情報を、そのままAIの画面に入力すること
• 公開前の最終確認（必ず人が読んでから公開します）
• 会社の方針に関わる文章の決定

AIを使うと、担当者の1回あたりの作業時間は短くなる場合があります。ただし、短くなる幅は文章の種類や慣れによって異なるため、自社で測ってから時間の見込みに反映してください。

よくある質問（FAQ）

ここでは、担当を決める前の社長から寄せられることの多い疑問に、短く答えます。

まとめ：担当を決める前に、社長が手元に残すもの

最後に、本記事の要点を振り返ります。担当を決める作業は、人を探す前に、仕事と範囲を決める作業です。

• 担当は、「続けられる人」「社内に声をかけやすい人」から選ぶ。
• 社長は、目的・お金の上限・公開前の最終承認を手元に残す。
• 兼任の時間は、最初の1か月で測り、実績で見込みを直す。
• 月10時間を超える、または適任者がいない場合は、外部を併用する。
• 契約とログインの名義は、会社の名義にしておく。

ホームページは、作ったあとに続けることが大切です。担当者を決める段階で、社長の関わり方まで決めておくと、続けやすい形になります。

担当者が決まった後の動き方は担当者の最初の30日、全体の運用の考え方はホームページ運用の基本をご覧ください。

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