Web制作を外注するときの依頼書の書き方｜社長が1枚にまとめる項目

ホームページを作り直したい、あるいは新しく作りたいと思ったとき、多くの社長が最初にするのは「どこかいい会社はないか」と探すことです。ところが、探し始める前にもう一つだけ済ませておくと、その後の話が驚くほど進みやすくなることがあります。それが、外注先に渡す「依頼書」を1枚にまとめることです。

依頼書というと、大きな会社が作る分厚い書類を想像されるかもしれません。ここで言う依頼書は、そのような立派なものではありません。社長の頭の中にある「こうしたい」「ここまでなら出せる」「この日までに欲しい」を、紙1枚に書き出したものです。

この記事では、書く項目、項目ごとの書き方、そのまま写して使える雛形（架空の会社の例）、渡したあとの進め方までを順に説明します。操作の難しい話は出てきません。ペンと紙、あるいは文書ソフトが1つあれば、1時間ほどで下書きができます（所要時間は目安で、推測を含みます）。

• この記事で分かること：依頼書に書く5つの項目と、それぞれの書き方
• そのまま使える1枚の雛形（架空例）と、書いたあとの確認リスト
• 渡したあとの流れと、やってはいけないこと5つ
• 料金の相場は別の記事に分けています（見積もりの見方・費用の目安へのリンクを本文中に置きました）

依頼書とは何か｜外注先に渡す「社長の希望を書いた1枚」

依頼書とは、外注先に「何をお願いしたいか」を伝えるための書類です。難しい言葉では「提案依頼書」や「RFP」と呼ばれることもありますが、中小企業では1枚で十分です。

依頼書がないとき、よく起きること

依頼書がないまま、複数の会社に口頭で相談すると、会社ごとに違う前提で話が進みます。A社には「できるだけ安く」と伝え、B社には「しっかりしたものを」と伝えてしまい、出てきた見積もりを並べても、そもそも比べられない状態になりがちです。

また、打ち合わせのたびに社長が同じ説明を繰り返すことになります。説明のたびに少しずつ言い方が変わり、あとから「最初に聞いた話と違う」というすれ違いが起きることもあります。

1枚にする理由

ページ数を増やしても、読まれる量は増えません。外注先の担当者も、複数の案件を同時に抱えています。1枚に収めると、読み飛ばされにくくなります。また、1枚に収めようとすると、社長自身が「本当に大事なこと」を選ぶことになります。この作業が、実は依頼書を書く一番の効果だと言えるでしょう。

書く前に社長が決める5項目｜目的・予算の幅・締切・決裁者・社内でやること

依頼書に必ず入れたいのは、次の5項目です。ほかの項目は、この5つが埋まってから足せば十分です。

この5項目は、どれも「外注先が自分で考えても分からないこと」です。外注先は制作の専門家ですが、御社の事情までは知りません。逆に、ページの構成や使う仕組みのような専門的な部分は、外注先に任せるほうが良い結果になりやすいでしょう。

図の左側が、社長が依頼書で決めること。右側が外注先に任せることです。この線引きを先に決めておくと、「どこまで自分で考えなければならないのか」という不安が軽くなります。

項目ごとの書き方｜そのまま使える言い回し付き

ここからは5項目を1つずつ見ていきます。悪い例と良い例を並べますので、御社の状況に合わせて言い換えてください。会社名や数字は、すべて架空の例です。

1 目的｜「何のために」を一文で書く

目的は、一文で書きます。「ホームページを新しくしたい」では、目的ではなく作業の名前です。作ったあとに、何がどう変わってほしいのかを書きます。

数値目標を書くときは、根拠のある数字だけにします。現在の問い合わせ数を把握していないなら、「現在の数は不明です。計測方法の提案もほしい」と書くほうが誠実です。出典のない目標値を書くと、外注先も確認のしようがなく、あとで揉める原因になります。

2 予算の幅｜上限と目安を分けて書く

予算は「いくらでできますか」と聞くのではなく、「この幅で考えています」と先に伝えます。幅は2つの数字で示します。無理なく出せる目安と、これ以上は出せない上限です。

• 目安：この金額なら、社内で承認しやすい
• 上限：これを超えるなら、今回は見送る
• 別枠：公開後の更新や保守にかける月々の費用があるか

なお、予算の根拠が分からないときは、同じ内容の依頼で他社がどのくらいの金額を出しているかを、まず見積もりで確かめるのが現実的です。見積もりの項目の見方はホームページ制作の見積もりの見方で整理しています。制作を任せる範囲ごとの費用の考え方はWeb制作の外注・依頼ガイドが参考になります。

3 締切｜日付と、その理由を書く

締切は「できるだけ早く」ではなく、日付で書きます。さらに、その日付になった理由も一言添えます。理由が分かると、外注先は「どこを削れば間に合うか」「どこは削れないか」を判断しやすくなります。

「動かせない日」と「動かせる日」を分けるのがコツです。全部を同じ締切にすると、外注先は余裕を見て長めの工期を提示するか、無理な計画になりがちです。優先順位をつけて、段階的に公開する案を出してもらう余地を残しておきましょう。

なお、制作にかかる期間は、ページ数や確認の速さによって大きく変わります。一般的な目安を調べたい場合は、複数の会社に聞いて幅を確かめてください。この記事では期間の数字は示しません。

4 決裁者｜最後に「やる」と言う人を書く

外注の話が止まる原因として多いのが、決める人が曖昧なことです。担当者が外注先と打ち合わせを重ね、いざ契約の段階で「社長に確認します」「奥様にも見てもらいます」と話が戻り、数週間止まる。このような経験をされた会社は少なくありません。

依頼書には、次の3つを書きます。

• 最終的に発注を決める人（多くは社長）
• 提案を見て意見を言う人（専務、店長、現場責任者など）
• 社内の窓口になる人（外注先とのやり取りを受ける人）

窓口役の仕事は、Web外注の社内窓口の仕事で詳しく整理しています。担当者に渡す前に、社長が何を決めておくべきかも書いてあります。

5 社内でやること｜用意するものと確認の役割

外注しても、すべてを任せられるわけではありません。写真の用意、会社の紹介文の確認、商品情報の提供、公開前のチェックなど、社内でしか出せない材料があります。これを最初に書いておかないと、制作が進んだ途中で「材料が届かない」という理由で止まります。

どの程度の時間が社内で必要になるかは、案件によって違います。目安として、週に2時間前後の確認時間を確保しておくと進めやすいことが多いと考えられます（推測であり、規模やページ数で変わります）。この時間を確保できないなら、「社内でやること」を減らしたい旨と、その分を外注先に任せる前提で見積もりを依頼してください。

依頼書の雛形｜架空の会社の例をそのまま写して使う

ここでは、架空の会社が書いた依頼書の例を示します。実在の会社や人物とは関係ありません。自社の内容に置き換えて、1枚に収まる量に整えてください。

架空の会社は「山川設備工業」（従業員30名、地方都市で水回りの工事を行う会社）です。現在のホームページは10年前に作ったままで、スマートフォンでは見にくい、という状況を想定しています。

雛形を自社用にするときの三つの手順

1. まず、5項目（目的・予算の幅・締切・決裁者・社内でやること）だけを書く。
2. 次に、現在の状況と、やらないことを足す。
3. 最後に、1枚に収まっているかを確認し、はみ出した項目は優先順位の低いものから削る。

「やらないこと」を書く意味

依頼書の中で、意外と効果が大きいのが「やらないこと」の欄です。外注先は、親切心から多くの機能を提案してくれます。予約機能、会員機能、ブログ、SNS連携。どれも魅力的に見えますが、すべて入れると費用も運用の手間も膨らみます。

最初に「今回は入れない」と書いておけば、提案が絞り込まれ、比較もしやすくなります。あとから追加することはいつでもできます。中小企業の場合、最初から全部を作るより、必要になったときに足すほうが失敗が少ないと言えるでしょう。

依頼書を渡したあとの進め方｜質問・提案・比較の流れ

依頼書は書いて終わりではありません。渡したあとの進め方まで決めておくと、判断がぶれにくくなります。

渡す会社の数は2〜3社に絞る

多くの会社に送れば比較の材料は増えますが、窓口担当者の負担が増え、社長も判断に迷います。2〜3社に絞り、同じ依頼書を同じ日に渡すのが現実的です。会社の探し方に迷うときは、契約前に聞く質問リストも使えます。検索対策の業者向けに書いた記事ですが、制作会社との最初の面談でも使える質問が多く入っています。

質問は全社に同じ答えを返す

外注先からは、必ず質問が来ます。「予算の上限は確定ですか」「写真は何点ありますか」といった内容です。ある会社への回答を、ほかの会社にも共有するのが公平です。回答は窓口担当者が一覧に記録しておき、あとで見直せるようにします。

提案が届いたら、表にして比べる

提案書が届いたら、同じ項目で表にして並べます。見る点は次のとおりです。

金額の比べ方はホームページ制作の見積もりの見方に任せ、ここでは「依頼書の目的に答えているか」を最優先で見てください。安さだけで選ぶと、目的が置き去りになることがあります。

決めたら、理由を一行だけ残す

どの会社に決めたか、なぜその会社にしたかを、依頼書の余白に一行書いておきます。数年後に担当者が代わったとき、「なぜこの会社なのか」が分かると、引き継ぎがとても楽になります。

担当者に渡すチェックリスト｜書いた依頼書の最終確認

社長が下書きを書いたら、担当者（窓口役）に読んでもらい、分からない所がないか確認してもらうと精度が上がります。以下は、担当者に渡す確認リストです。

• 目的が一文で書かれ、「作業の名前」になっていないか
• 予算が「目安」と「上限」の2つの数字で書かれているか
• 締切が日付で書かれ、動かせない日と動かせる日が分かれているか
• 最終決定をする人と、説明の場に同席する人が書かれているか
• 社内でやることに、担当者名と期限の目安があるか
• 「やらないこと」が1つ以上書かれているか
• 専門用語に、かっこで言い換えが付いているか（例：SSL（通信を守る仕組み））
• 全体がA4用紙1枚（2ページ以内）に収まっているか
• 会社の連絡先と、窓口担当者の名前が書かれているか
• 社外に出してよい情報だけが書かれているか（社内の人件費や取引先の名前などを含めない）

特に最後の項目は大切です。依頼書は社外の複数の会社に渡す書類です。取引先との契約内容、従業員の個人情報、社内の給与額などは書かないようにします。迷ったら、窓口担当者に「これは外に出して大丈夫ですか」と一言聞いてください。

やってはいけないこと5つ｜依頼書でよくある失敗

依頼書は便利な道具ですが、使い方を誤ると逆効果になります。次の5つは避けてください。

1 予算を隠したまま「見積もりをください」と言う

予算が分からないと、外注先は安全のために幅のある提案を出します。逆に、予算を聞かれて「そちらで決めてください」と返すのも同じです。目安と上限を伝えることは、価格交渉で不利になることではなく、提案の精度を上げるための情報提供です。

2 他社のサイトを「これと同じにして」と書く

気に入った参考サイトを示すこと自体は有効です。ただし、「同じにしてほしい」と書くと、著作権の問題が生じるおそれがあり、外注先も困ります。参考サイトのどこが良かったのか（見やすさ、写真の使い方、問い合わせへの導き方）を言葉で書きましょう。

3 目的が複数あって、優先順位がない

「新規のお客様も増やしたい、求人も強くしたい、既存のお客様向けの情報も載せたい」と全部を同じ重さで書くと、どの提案も焦点がぼやけます。順位を付け、「第一の目的はこれ、第二はこれ」と書いてください。

4 決裁者が違う人に変わる

提案が出てから、「実は会長にも確認が必要で」と新しい人が出てくる。これは最もよくある遅延の原因です。依頼書を書く段階で、関わる人をすべて書き出しておきましょう。

5 渡したあとに、条件を口頭だけで変える

途中で予算や締切が変わることは、現実にはあります。そのときは、必ず依頼書を更新し、全社に同じ内容で伝えます。口頭だけで変えると、会社ごとの前提が再びバラバラになります。

これらに加えて、全部を外注先に任せてしまう「丸投げ」にも注意が必要です。社長が手放してはいけない判断はWebの外注を丸投げして失敗する会社の共通点にまとめています。

AIを使うと書きやすくなる部分｜下書きは任せ、判断は社長が残す

文章を書くのが苦手な方は、AI（文章を作る道具）に下書きを手伝ってもらうのも一つの方法です。ただし、決めるのは社長です。

AIに手伝ってもらうと便利な作業

• 社長の話し言葉のメモを、箇条書きに整える
• 「目的」の一文の言い回しを、3つほど案として出す
• 専門用語に、やさしい言い換えを付ける
• 書いた依頼書の「分かりにくい点」を指摘してもらう

AIに任せてはいけないこと

• 予算の金額を決めること（会社の財布の事情はAIには分かりません）
• 決裁者や社内の分担を決めること
• 取引先の名前や社員の個人情報を入力すること

AIに入力した内容は、サービスによっては学習などに使われる場合があります。社外秘の情報は入れないのが基本です。使うときは、会社名を伏せるなど、個人や取引先が特定されない形で相談してください。

依頼書を書いても迷うとき｜内製・外注・半々の判断

依頼書を書き進めると、「そもそも外注すべきか」という疑問が出ることがあります。それ自体は自然なことです。

社内でどこまでできるか、人件費を含めてどちらが得かは、Webマーケティング内製化 vs 外注で判断の枠組みを整理しています。また、公開後の更新を外注先に頼むときの文面はホームページ更新の依頼の書き方が使えます。制作の依頼書と更新の依頼書は、別のものとして用意しておくと扱いやすくなります。

どの場合でも、完璧な依頼書を目指す必要はありません。60点でも、書かないよりは大幅に進みやすくなります。出した後に外注先から質問が来て、足りない部分が見つかるのは普通のことです。

よくある質問

依頼書についてよくいただく質問に、順番にお答えします。

まとめ｜今週やることは「5項目を紙に書く」だけです

最後に、この記事の要点を整理します。

• 外注先を探す前に、社長が目的・予算の幅・締切・決裁者・社内でやることをA4用紙1枚に書く
• 予算は目安と上限の2つ、締切は日付と理由、決裁者は3つの役割まで書く
• 雛形の表に自社の内容を入れ、「やらないこと」も1つ以上書く
• 2〜3社に同じ日に渡し、質問の回答は全社で揃え、提案は表で比べる
• AIは下書きの補助にとどめ、判断は社長が行う

依頼書を書く作業は、外注のためだけでなく、会社として「Webに何を期待するのか」を整理する機会にもなります。書いてみると、社長自身が答えを持っていない部分が見つかることがあります。それは悪いことではなく、相談すべき点がはっきりしたということです。

料金の相場や見積もりの比べ方に進みたい場合は、ホームページ制作の見積もりの見方と、Web制作の外注・依頼ガイドをご覧ください。